La Importancia de una buena COMUNICACION. III
Lo que aquí escribo está basado en mi experiencia profesional, en lo que yo creo y en lo que he aprendido trabajando con todo tipo de profesionales, soy de los que piensa que de “casi” todo el mundo se puede aprender algo (siempre y cuando seamos receptivos y queramos aprender). Con esto pretendo señalar, una vez más, que lo que vengo a compartir con vosotros no es ley ni hay que creérselo a pies juntillas.
Algunos Principios Básicos para la comunicación con los empleados.
Una buena comunicación bilateral (refuerzo una vez más lo de “bilateral”) entre la directiva y el personal debe estar basada en los siguientes principios:
La directiva debe estar realmente dispuesta a compartir información con los empleados.
La comunicación debe estar reforzada con mensajes escritos para evitar la distorsión del significado. (No olvidemos que circunscribimos este artículo a la comunicación empresarial;)
Los mensajes deben ser expresados en palabras llanas, de acuerdo con el nivel de educación de los empleados. Adecuar el lenguaje del discurso, de la información que queremos transmitir al nivel de nuestros interlocutores; es muy importante, no sirve de nada comunicar algo de forma excesivamente técnica y/o difícil si nuestros receptores no la van a entender.
Las comunicaciones no deben falsearse deliberadamente, sino incluir hechos verídicos. No se trata de difundir opiniones, puntos de vista y/o hacer llegar información sesgada y/o partidista, eso; desde mi punto de vista es un grave error.
La información debe ser oportuna. Cuando proceda decir, comunicar una serie de cosas, se hace, sino como suele decirse, mejor “no marear la perdiz” porque si se da demasiada información inadecuada en fondo, en forma y en tiempo, acabará por no hacerse caso a la información necesaria.
La repetición es esencial en las buenas comunicaciones. De aquello que verdaderamente sea importante y oportuno, y señalar que repetir no es sinónimo de repetir hasta la saciedad; cada cosa en su justa medida.
La información debe ser comunicada en pequeñas dosis. Si queremos que lo que comunicamos sea captado, recibido de forma correcta por aquellos a quienes nos dirigimos, no podemos dar demasiada información de golpe, resulta del todo ineficaz y sólo contribuye a crear más confusión y rechazo; es difícil leer y/o asimilar El Quijote de una sola vez, no os parece, pues con esto es igual.
Si es posible utilizar métodos audiovisuales siempre ayudarán a la retentiva y a la captación del mensaje; siempre es un refuerzo a la comunicación oral.
Tácticas y técnicas para mantener o mejorar la comunicación con los empleados.
Para hacer comunicación interna la política de la empresa debe seguir una línea de gestión basada en los subsistemas técnico, humano y organizativo.
El primer paso para establecer un buen sistema de comunicación con el personal es investigar sus actitudes. Mediante entrevistas personales (o encuestas si el número de empleados es muy grande), se recopilan sus opiniones respecto a la organización, la directiva y sus técnicas de comunicación.
Después de tener estos datos, se puede tener una idea clara sobre los mejores medios a utilizar. Básicamente se trata de saber dónde fallamos, y dónde podemos mejorar a la hora de comunicarnos con las plantillas; dicho de forma técnica puede sonar complejo, pero es tan simple como esto; simple siempre y cuando haya y exista una verdadera voluntad para hacer de la comunicación un punto fuerte de la Política de la empresa; sino, mejor dejarlo estar, y no despilfarrar recursos, humanos técnicos y económicos en algo que sólo va a acrecentar la confusión.
La comunicación con los empleados se puede realizar de forma oral, impresa o gráfica. Todos estos medios pueden ser utilizados simultáneamente. Las nuevas tecnologías ofrecen una versatilidad, funcionalidad y facilidad en la comunicación que hacen imprescindible su uso hoy en día.
La Comunicación oral es sumamente efectiva y económica para dar a conocer a los empleados asuntos que afectan al desempeño de su trabajo.
Las conversaciones informales entre superiores y subordinados pueden ayudar a superar rápidamente los inconvenientes propios de cualquier sistema organizado.
Los ejecutivos medios y los supervisores son los canales más importantes en la comunicación entre la directiva y los empleados.
Algunas empresas siguen utilizando sus sistemas de megafonía para transmitir con rapidez una información importante, sin retirar a los trabajadores de sus tareas.
Las reuniones de departamento (compuestas por mandos y empleados) dan una oportunidad de comunicación directa a los ejecutivos para dar explicación a todo el personal sobre nuevos productos, políticas o problemas internos.
La intranet personaliza el milagro de las nuevas tecnologías, ofreciendo cada vez más soluciones para todos los aspectos de una empresa, y, cómo no, la comunicación es uno de ellos, quizá el más beneficiado.
La intranet es, sin riesgo a equivocarnos, un soporte y una herramienta para las organizaciones como nunca antes hubo otra igual. Y esto hay que aprovecharlo. La intranet debe ser hoy en día el lugar de encuentro entre todos los actores que forman parte de la actividad empresarial: empresarios, directivos, trabajadores, proveedores, etc.
Muchas empresas usan su intranet para mantener informado al personal sobre las actividades de la organización colgando videos explicativos.
También suele usarse para anunciar nuevas políticas o planes, para almacenar y poner a disposición de los empleados documentos o procedimientos de interés, gestionar todo lo referente a la actividad de la empresa, para alojar FAQS, newsletters, sala de prensa virtual (incluyendo notas de prensa, calendario de eventos, logos e imágenes, blogs, foros…), etc.
Por otro lado, la comunicación gráfica e impresa carece del enfoque personal, la flexibilidad y retroalimentación que proporciona la comunicación oral. No obstante, pueden servir para llevar un mensaje a un mayor número de personas en menor tiempo a un costo relativamente menor.
El manual de bienvenida es uno de los primeros contactos del empleado con la empresa y el más tangible de ellos. De este manual dependerá, en gran parte, la opinión que se forme el empleado sobre la organización.
El contenido del mismo variará de acuerdo a cada empresa, pero en sentido general proporcionará informaciones básicas de la compañía, tales como historia, misión, visión, objetivos y políticas generales, así como orientación al empleado sobre su trabajo.
Las cartas o publicaciones de la directiva a los empleados se usan para tratar asuntos importantes de la compañía. Estas pueden incluir notas sobre cambios en el personal, direcciones, teléfonos, etc. Hoy en día el e-mail está sustituyendo al formato de correo
El informe financiero anual interno sirve para informar a los empleados sobre las finanzas de la empresa y explicar su situación económica. Por tanto, exige de un proceso de decisión firme de la directiva para compartir una información tan sumamente delicada como es la situación económica de la empresa. Debe, por ello, ser veraz y libre de análisis subjetivos.
Por último, el tablón de anuncios o panel informativo se usa para informar sobre asuntos corporativos y otros temas de interés de los empleados (políticos, sociales, económicos, de salud, deportes). Estas informaciones se obtienen de folletos o publicaciones periódicas. Los murales se colocan en puntos de fácil acceso a los empleados.
Yo soy de la opinión de que una buena COMUNICACION-UNA BUENA INFORMACIÓN son la base para el éxito de cualquier política de empresa,y tú;?.
Hola. He oído hablar a algunas personas en mi empresa de algo llamado Interim Manager. ¿Me podrías explicar qué es exactamente, para saber a qué atenerme? Muchas gracias.